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注意區(qū)分“收件人”和“抄送人”

發(fā)郵件時(shí)，收件人和抄送人都能收到郵件，都是郵件的發(fā)送對(duì)象，但兩者的含義是不同的。

收件人是郵件最主要的發(fā)送對(duì)象，是需要詳細(xì)閱讀郵件內(nèi)容并相應(yīng)作出回復(fù)或者采取行動(dòng)的；

而抄送人是郵件內(nèi)容可能涉及到的對(duì)象或者需要告知的對(duì)象，并不需要作出回復(fù)。

如果收件人和抄送人隨意不分的話，有可能導(dǎo)致收件方對(duì)郵件內(nèi)容的重要程度產(chǎn)生誤判，延誤工作。

主題明晰

郵件主題是收件方對(duì)郵件內(nèi)容的作出第一判斷的依據(jù)，好的主題有利于引起收件人的注意，也方便日后的檢索。

簡(jiǎn)潔性、概括性是寫郵件主題的重要原則，例如“7月工作總結(jié)-xxx”。

切忌把主題空著不寫，但也不要過(guò)于冗長(zhǎng)，不要偏離郵件內(nèi)容想表達(dá)的中心思想。

可以適當(dāng)采用日常工作中經(jīng)常使用的或者具有記憶性的詞語(yǔ)，這樣以后想要查找郵件的時(shí)候容易找到。

附件標(biāo)注清晰

首先是附件標(biāo)題要是對(duì)附件內(nèi)容的概括，不要以自己能理解為原則，而要以收件人能一眼理解為原則。

在正文中最好提及附件并對(duì)內(nèi)容做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹，一來(lái)提醒收件人注意附件內(nèi)容，二來(lái)方便收件人根據(jù)需求來(lái)對(duì)應(yīng)下載。

另外，附件最好采用辦公常用的格式，如word、excel等，避免收件人打不開(kāi)或者還需要另外下載閱讀器才可以打開(kāi)的情況，降低對(duì)方工作效率，造成不必要的麻煩。

注意語(yǔ)言正式性和信息的準(zhǔn)確性

郵件溝通相比微信而言更加具有辦公性和正式性，“您”、“請(qǐng)”等敬語(yǔ)更適用于郵件。

郵件也不像微信聊天那么具有即時(shí)性，出了錯(cuò)發(fā)個(gè)消息對(duì)方馬上就能很方便地看到，如果在郵件中出現(xiàn)了錯(cuò)誤，首先自己沒(méi)有那么容易察覺(jué)，其次想要糾正錯(cuò)誤沒(méi)有微信方便，所以在郵件發(fā)出前最好檢查一下郵件的內(nèi)容有沒(méi)有錯(cuò)誤或者容易造成歧義的地方。

注意區(qū)分“回復(fù)”和“全部回復(fù)”

收到郵件需要回復(fù)時(shí)，千萬(wàn)要注意了，“回復(fù)”是單單回復(fù)給這封郵件的發(fā)件人，而“全部回復(fù)”是回復(fù)給這份郵件所涉及到的全部對(duì)象，包括發(fā)件人、抄送人和其他收件人。

菌菌還記得某天點(diǎn)開(kāi)郵箱發(fā)現(xiàn)突然有好多未讀郵件，原來(lái)都是職場(chǎng)萌新們點(diǎn)錯(cuò)成了全部回復(fù)，作為原收件人之一的菌菌就收到十幾封與自己無(wú)關(guān)的郵件。

假如你只需要回復(fù)給收件人，而點(diǎn)了全部回復(fù)，若內(nèi)容不涉及工作隱私還好，只是給其他收件人造成了小麻煩，若是需要保密的內(nèi)容，那就很難處理了。

設(shè)置郵件簽名

職前菌觀察了一下收到的工作郵件，大部分都會(huì)帶有簽名，

有的簽名信息很多，例如公司名稱、公司網(wǎng)址、公司業(yè)務(wù)、個(gè)人姓名、所屬部門、崗位、電話、座機(jī)等等；

有的很簡(jiǎn)潔，只寫了個(gè)人姓名、電話。

簽名信息是有必要的，這是對(duì)發(fā)件人的身份的一個(gè)簡(jiǎn)單介紹，在遇到情況時(shí)對(duì)方也能通過(guò)簽名的信息盡快聯(lián)系到發(fā)件人。

至于簽名信息應(yīng)該包括哪些內(nèi)容，可以根據(jù)收件人和郵件內(nèi)容來(lái)取舍。

可以設(shè)置多個(gè)簽名，在發(fā)送給公司外部人員或者日常交流不多的同事時(shí)采用較詳細(xì)版本，在公司內(nèi)部或者經(jīng)常聯(lián)系的同事間可以采取簡(jiǎn)潔的姓名+電話形式。

分享題目：職場(chǎng)萌新必看~！這些郵件的職場(chǎng)溝通禮儀，你get了嗎？
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